Usługa centralna
To usługa udostępniana przez jeden organ np. ministra lub organ centralny, którą można realizować na terenie całego kraju we wszystkich podmiotach właściwych do załatwiania tego rodzaju spraw. Usługa o charakterze centralnym może być udostępniana przez taki organ w dwóch przypadkach:
1. Gdy przepis prawa wskazuje wprost organ właściwy do określenia wzoru dokumentu wykorzystywanego do realizacji danej usługi albo
2. Gdy przepisy nie wskazują organu do określenia wzoru dokumentu - wtedy określenie wzoru i stworzenie usługi centralnej jest możliwe na podstawie art. 16b ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114).
Przykładem usługi centralnej jest np. tzw. pismo ogólne, o którym mowa w § 19 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1216 oraz z 2014 r. poz. 590), która udostępniona jest przez Ministra Administracji i Cyfryzacji, a można wykorzystać ją kierując pismo do dowolnego podmiotu, który posiada ESP na ePUAP. Trzeba jednak mieć na uwadze, że wysłanie takiego pisma będzie skuteczne tylko w przypadku, gdy nie został określony wzór dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy. Wykluczające dla użycia pisma ogólnego będą także przepisy prawa, które wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania określonej informacji jest jej doręczenie w postaci papierowej. W przygotowaniu jest udostępnienie na ePUAP kolejnych usług centralnych.
Usługa lokalna
To usługa udostępniona przez organ jst, którą można realizować jedynie w urzędzie tego organu (np. przez wójta, starostę). Usługa o charakterze lokalnym jest udostępniana przez taki organ także w dwóch przypadkach:
1. Gdy przepis prawa wskazuje wprost taki organ (np. radę gminy) właściwy do określenia wzoru dokumentu wykorzystywanego do realizacji danej usługi albo
2. Gdy przepisy prawa nie wskazują w ogóle organu do określenia wzoru - wtedy określenie wzoru i stworzenie usługi lokalnej jest również możliwe na podstawie art. 16b ustawy o informatyzacji.
Przykładem usługi lokalnej jest np. usługa dot. składania drogą elektroniczną deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, o której mowa w art. 6m ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 r., poz. 1399 z późn. zm.) – wzór deklaracji określa rada gminy.
W każdym przypadku, niezależnie od charakteru usługi, w celu jej udostępnienia konieczne jest dokonanie następujących czynności:
1. Przekazanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzoru dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (CRWDE),
2. Przekazanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług,
3. Udostępnienie na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Podstawę prawną udostępnienia e-usługi może stanowić art. 16a albo art. 16b ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
Art. 16a ustawy o informatyzacji dotyczy sytuacji, gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru jakiegoś dokumentu np. wniosku. W takim przypadku organ ten jest zobowiązany jest do dokonania wszystkich czynności związanych z udostępnieniem e-usługi w sprawie związanej z tym wzorem.
Należy także podkreślić, że wskazany w przepisach organ (co do zasady minister) jest jedynym podmiotem uprawnionym do określenia wzoru dokumentu elektronicznego i przekazania go ministrowi właściwemu ds. informatyzacji w celu umieszczenia go w CRWDE. W przypadku gdy organ, którego właściwość wynika wprost z przepisu prawa określi i przekaże do CRWDE wzór dokumentu elektronicznego - wszystkie dotychczas zgłoszone w tym zakresie do CRWDE przez inne podmioty (np. jst) wzory dokumentów elektronicznych tracą moc obowiązującą. W konsekwencji formularze elektroniczne wykorzystujące dotychczasowy wzór nie mogą być dłużej wykorzystywane w celu wygenerowania dokumentu elektronicznego, ponieważ formularz taki generowałby dokument niezgodny ze wzorem, co nie może mieć miejsca.
W ww. przypadku brak jest natomiast przeszkód prawnych do udostępniania formularzy elektronicznych przez inne podmioty niż tylko podmiot zobowiązany na mocy przepisów prawa, np. przez organy jst, jednakże pod warunkiem, że taki formularz elektroniczny będzie zgodny ze wzorem dokumentu elektronicznego określonego przez organ właściwy. Podmioty udostępniające dotychczas formularze elektroniczne mogą wykorzystywać je nadal, o ile dokonają modyfikacji udostępnianych formularzy elektronicznych poprzez zapewnienie ich zgodności ze wzorem dokumentu elektronicznego zgłoszonym do CRWDE przez organ właściwy.
Natomiast na podstawie art. 16b ustawy o informatyzacji uprawniony do dokonania czynności związanych z udostępnianiem e-usług jest każdy organ, w którego właściwości pozostają sprawy związane z określonym w tym wzorze zakresem użytkowym dokumentów elektronicznych. Na podstawie tego przepisu uprawnione do przekazania wzorów do CRWDE są organy realizujące daną procedurę, ale również inne organy administracji publicznej, w tym ministrowie kierujący działami administracji rządowej, w zakresie właściwości których pozostaje dana procedura.
W tym przypadku każdy wzór dokumentu elektronicznego przekazany do umieszczenia w CRWDE przez jeden z podmiotów uprawnionych ma jednakową moc prawną. Zamieszczenie w CRWDE wzoru dokumentu elektronicznego przez właściwego ministra (tzw. wzoru centralnego) nie wpływa na moc prawną wzorów zgłoszonych do CRWDE przez inne podmioty (np. organy jst) realizujące daną usługę. Wzory te mogą być nadal wykorzystywane. Również formularze elektroniczne zgodne z tymi wzorami zachowują swoją moc i mogą być wykorzystywane bez dokonywania w nich zmian.
Co ważne również, usługi udostępniane centralnie na podstawie art. 16b ustawy o informatyzacji nie powodują w sposób automatyczny utraty ważności formularzy elektronicznych udostępnionych w takich sprawach przez podmioty realizujące daną usługę. Natomiast walor formularzy udostępnianych centralnie polega na tym, że za ich pomocą można wygenerować dokument elektroniczny, który może być przesłany na ESP każdego z podmiotów realizujących daną sprawę, dlatego też pożądanym jest, aby tego rodzaju usługi były udostępniane dla w miarę możliwości jak największej liczby usług publicznych.