Warunki korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP)
Elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) to system teleinformatyczny, którego funkcjonowanie, zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.) zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji – zwany dalej „Ministrem”. Minister pełni funkcję administratora danych użytkowników ePUAP, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000).
Dostęp do funkcjonalności ePUAP wymaga uprzedniej rejestracji w systemie oraz uzyskania konta użytkownika.
Proces rejestracji wymaga podania imienia (imion) i nazwiska, numeru PESEL, jeżeli użytkownik posiada, adresu e-mail, numeru telefonu komórkowego oraz określenia niepowtarzalnego identyfikatora użytkownika.
W celu identyfikacji i uwierzytelnienia użytkownik zarejestrowany może zastosować określone przez użytkownika: identyfikator użytkownika i hasło albo kwalifikowany certyfikat, albo środek identyfikacji elektronicznej stosowany do uwierzytelniania w systemie teleinformatycznym podmiotu niepublicznego. W przypadku zastosowania hasła stopień jego złożoności kontrolowany jest przez ePUAP. Założenie konta bez podania numeru PESEL nie będzie skutkowało złożeniem wniosku o profil zaufany.
System ePUAP przewiduje możliwość założenia konta dla podmiotu. Założenie konta dla podmiotu jest dokonywane przez użytkownika ePUAP działającego w imieniu podmiotu. Użytkownik ePUAP może działać w imieniu różnych podmiotów. Zakładając konto dla podmiotu, użytkownik ePUAP staje się administratorem podmiotu. Konto podmiotu może usunąć administrator tego podmiotu albo Minister na wniosek podmiotu.
Wymienione wyżej konta uprawniają do korzystania z usług publicznych udostępnionych na ePUAP. Natomiast możliwość udostępniania usług elektronicznych na ePUAP zarezerwowana jest dla podmiotów publicznych, które nabywają w tym zakresie niezbędne uprawnienia odpowiednio na podstawie: pozytywnie rozpatrzonego przez Ministra wniosku o nadanie funkcjonalności podmiotu publicznego na ePUAP, zawartego z Ministrem porozumienia, albo zgody Ministra.
Podmioty publiczne mogą wykorzystywać do świadczenia usług elektronicznych funkcje ePUAP, takie jak:
1. tworzenie i obsługa dokumentów elektronicznych przez osoby fizyczne i podmioty;
2. przesyłanie dokumentów elektronicznych;
3. wymiana danych między ePUAP a innymi systemami teleinformatycznymi – Minister zapewnia bezpieczeństwo wymiany danych przez przy użyciu certyfikatu dla systemu teleinformatycznego, który wydawany jest przez Ministra na wniosek podmiotu publicznego;
4. identyfikacja użytkowników i rozliczalność ich działań;
5. weryfikacja podpisu elektronicznego;
6. tworzenie usług podmiotu publicznego lub usług kilku podmiotów publicznych współdziałających ze sobą, zbudowanych na podstawie dwóch lub więcej usług;
7. obsługa płatności elektronicznych;
8. potwierdzanie profilu zaufanego – w rezultacie tej czynności użytkownik ePUAP nabywa dostęp do funkcjonalności pozwalającej na identyfikację i uwierzytelnianie się w publicznych systemach teleinformatycznych, jak również składanie podpisu elektronicznego (podpisu zaufanego);
9. weryfikacja zgodności dokumentu elektronicznego z jego wzorem określonym w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych;
10. wystawianie:
a) urzędowego poświadczenia odbioru,
b) elektronicznego poświadczenia opłaty,
c) elektronicznego znacznika czasu
- z uwzględnieniem funkcjonalności ePUAP gwarantujących niezaprzeczalność tych poświadczeń.
Zakres i warunki korzystania z ePUAP, w szczególności zasady zakładania kont oraz nabycia funkcjonalności podmiotu publicznego, uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 5 października 2016 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U z 2019, poz. 1969).
Podmioty, które wysyłają określone dokumenty za pośrednictwem ePUAP, powinny dochować należytej staranności związanej z terminowym wysłaniem dokumentów. Niedostępność systemu ePUAP nie może stanowić uzasadnienia roszczeń względem Ministra Cyfryzacji lub Centralnego Ośrodka Informatyki w związku z niewypełnieniem ustawowych bądź konkursowych wymogów.
Kwestie dotyczące profilu zaufanego, w szczególności jego potwierdzania oraz podmiotów publicznych umożliwiających dokonanie tej czynności, uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (Dz.U. 2020 r. poz. 1194).